¿Estás a cargo de planear un evento corporativo de tu empresa y te sientes un poco perdido? ¡No hay nada que temer! En este artículo te pasamos los mejores tips para organizar eventos corporativos increíbles que tus invitados no olvidaran.
¿Cómo hacer eventos corporativos exitosos?
La planificación de un evento empresarial es toda una aventura que abarca desarrollar muchas tareas a la vez y tener en cuenta una gran cantidad de aspectos para que todo salga bien. Por ello, para lucirte con la organización y que tus eventos sean experiencias únicas, toma en cuenta los siguientes consejos:
1. Antes de comenzar, define los objetivos de tus eventos corporativos.
Este es uno de los aspectos más importantes, pues de esto dependen todas las actividades que vayas a desarrollar más adelante, como elegir el lugar más adecuado para llevarlo a cabo. Antes de cualquier paso, piensa, ¿qué buscas conseguir con tu evento?
Puede tratarse del lanzamiento del nuevo producto o servicio de tu empresa; un evento que se realiza cada cierto tiempo, como conferencias y simposios; o algo más relajado como la celebración de fin de año o un aniversario.
Sea cual sea, siempre ten el objetivo de tu evento muy presente, para desarrollar todo lo que necesites y lograrlo, lo primero es elegir el tipo de evento que quieres hacer. Aquí te mostramos una forma práctica de diferenciarlos:
- Celebraciones y reuniones
Bajo esta categoría entran eventos como los aniversarios, las cenas de gala, entregas de premios o reconocimientos.
- De formación y participación
Hablamos de eventos un poco más serios donde tu empresa puede obtener información directa sobre temas de su interés. En este tipo de eventos corporativos tenemos las convenciones, seminarios, talleres o charlas.
Un poco parecidos a los anteriores son los coloquios, debates y foros, donde sus participantes se reúnen para conversar acerca de un tema relevante. En esta misma línea tenemos los congresos, jornadas y convenciones, con la diferencia de que son más largos, ya que duran entre 4 o 5 días y se hacen cada año.
- Lanzamiento
El objetivo de esta clase de eventos es dar a conocer un nuevo producto, servicio o marca y en ellos se requieren actividades como la invitación de personas importantes dentro de un sector o su divulgación en distintos medios de comunicación.
Compara la meta de tu evento con los propósitos que antes mencionamos para que decidas qué clase de evento buscas hacer.
2. Planifica con anticipación.
Para que un evento salga de la mejor manera posible, sin importar su tamaño, la planeación es clave. De esta forma tendrás grandes ventajas, por ejemplo, el tiempo suficiente para elegir una sede y, en caso de algún problema, podrás cambiarla sin afectar el desarrollo del evento.
De igual forma, te brinda la oportunidad de comparar los diferentes servicios y actividades que se realizarán durante el encuentro o contactar a los participantes e invitados especiales con un lapso apropiado para que cuadren las agendas.
3. Piensa, ¿para quién estás organizando tus eventos corporativos?
Ya que tienes claro qué clase de evento estás organizando, debes establecer para quién lo estás haciendo. ¿Se trata de una reunión donde solo estarán los miembros de la empresa para celebrar un aniversario o es para hablar de un tema relevante entre diferentes empresas del sector?
Considera que, dependiendo de tus invitados, será necesario tomar en cuenta más tareas como la contratación de transporte, la elaboración y entrega de invitaciones o regalos, la planeación de actividades recreativas, como cenas o actividades al aire libre.
Asimismo, pensando en ellos, tienes la oportunidad de diseñar una experiencia única donde pasen un tiempo agradable; por ejemplo, rodeados de la naturaleza, realizando actividades recreativas y relajantes.
4. Define tu presupuesto, es de los aspectos más importantes.
Ya tenemos claro el objetivo de tu evento corporativo y para quién lo estás organizando, ahora es primordial tener muy presente con cuánto dinero dispones para hacerlo.
De este aspecto depende el lugar ideal para hacerlo, las actividades que quieres hacer, la comida, transporte. En fin, prácticamente, todo lo que involucra la organización de un evento corporativo.
No te limites en tu número de cotizaciones y, para hacerlo más efectivo y reducir el número de posibles inconvenientes, procura contratar todo lo que necesites con un solo proveedor; así no tendrás que estar al pendiente de tantas cosas al mismo tiempo durante las actividades de tu evento.
5. Arma a tu equipo organizador.
Como te estás dando cuenta, planificar un evento corporativo es muy complejo y requiere que fijes tu atención en múltiples cosas al mismo tiempo.
No dudamos de que eres increíble en la organización y supervisión de todas ellas, pero no hay nada mejor que tener un equipo que te respalde en todo.
Así, puedes dividir las tareas, contar con diferentes opciones y alternativas para escoger y avanzar mucho más rápido en las diferentes acciones que requiere la organización del evento. O bien, también puedes acudir a una empresa especializada en ello y solo centrarte en la supervisión y selección de lo que te ofrecen.
6. Ahora sí: es momento de escoger fecha y lugar.
Al momento de seleccionar dónde y cuándo harás tu evento corporativo toma en cuenta lo siguiente:
- Que tenga el suficiente espacio para que todas las actividades que planeas se realicen sin inconvenientes.
- Que sus instalaciones y servicios te faciliten alcanzar el objetivo de tu evento.
Por ejemplo, si estás preparando un congreso que durará 5 días con un gran número de ponencias, tu mejor opción es que la sede cuente con distintos salones para programar varias de ellas a la vez, y, para la comodidad de tus invitados, que tenga hospedaje disponible.
- Considera las condiciones climáticas al momento de elegir la fecha y el lugar: por mencionar, si planeas un evento de fin de año, probablemente un espacio al aire libre no sea lo más indicado, al igual si hablamos durante la época de lluvias.
- Si se trata de un evento de lanzamiento o en el que desees invitar a distintas empresas, revisa que no coincida con otros y así tienes una mayor probabilidad de que todos tus invitados asistan.
7. Desarrolla una lista de tareas y horarios.
¡Es la mejor manera de llevar un control! Si bien es algo bastante obvio para eventos corporativos como los simposios o convenciones, hacerlos en ambientes más relajados facilita que todo lo que planeaste tenga lugar sin problemas.
8. Ten a la mano el plan B
Debes estar muy consciente de que, aunque hagamos una planeación muy detallada de los eventos corporativos, hay cosas que se salen de nuestras manos, como el clima o cortes de energía. Ante este tipo de situaciones, que no podemos controlar, es mejor tener alternativas.
Por decir algo, si tu evento es al aire libre, asegúrate que el lugar donde vas hacerlo también te brinde diferentes opciones para cubrir a tus invitados del sol, viento, lluvia o la oportunidad de trasladarse a un espacio interior si las condiciones climáticas empeoran.
Para evitar una mala situación ante un corte de energía eléctrica, confirma que el espacio que escogiste cuente con fuentes alternativas, como plantas de luz, y que éstas operen de manera óptima para no detener las actividades.
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¡Listo! Estamos seguros que con estos tips tus eventos corporativos serán todo un éxito, pero, si también quieres que sean únicos e inolvidables, te invitamos a hacerlos con nosotros.
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